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构建期刊信息化平台常见问题答疑

1. 关于服务器问题
我们的系统是完全基于服务器的B/S架构,因此需要有服务器的支撑。
对编辑部来说,服务器问题主要有3种选择:
(1) 编辑部自己购买服务器:
要求的配置如下:内存大于 4G,硬盘大于50G (1个期刊) 32位操作系统
内存大于 8G,硬盘大于 100G (2~5个期刊) 32位操作系统
内存大于16G,硬盘大于 200G (5~10个期刊)64位操作系统
内存大于 32G,硬盘大于 500G (10个期刊以上) 64位操作系统 [如果超过10个期刊,建议把采用分布式结构]
服务器的费用大约在 2~6 万不等,此外,还得考虑服务器操作系统和数据库(MS SQL Server)平台的正版化,因此费用较高。
另外,编辑部(或单位内部)必须有静态公网IP地址,有很好的Internet 接入带宽,还必须有人力和时间进行定期维护。
(2) 与单位内其他部门公用服务器。必须考虑服务器所支持的平台、端口开放情况、Internet接入情况,和服务器的维护情况。
(3) 租用Magtech服务器:根据我们的经验,大约60%的编辑部采用租用Magtech服务器;大约30%编辑部自己买服务器(这其中,大约50%的编辑部服务器由Magtech提供维护,另外50%自己维护);大约10%的编辑部与其他部门公用服务器。
建议方式:租用Magtech服务器。优点是:服务器性能高、能保证安全可靠运行,不需要硬件和操作系统等的开支,维护有保障。
特别是高校期刊,我们强烈建议租用我们的服务器,因为根据我们经验,高校(包括一些著名的大学)内的网络流量特别大,特别是下午和晚上,由于有很多学生在宿舍看电影、玩游戏,导致学校出口的网络拥塞,导致作者、读者和审稿人的访问速度很低,严重影响了刊物的口碑和办公效率。

2. 服务器是否需要经常维护
一般情况下,服务器不需要经常维护,也不常出问题。但一旦出问题,就是大问题。
服务器日常维护主要包括:操作系统和杀毒系统升级、日志清除、观察硬盘空间是否满了、是否有被攻击的迹象、网络流量分析、数据自动备份是否正常等。
高级维护工作包括:分析流量分布,并设置访问策略;不断优化网站和系统的代码;异机备份;故障分析;页面代码纯洁性检查、灾难性故障恢复等。
服务器维护一般需要比较专业的知识,还必须比较了解应用系统的结构。

3. 服务器是否安装 RAID 5
几乎所有的服务器供应商都强烈推荐 RAID 5 做磁盘阵列。但我们的经验是,90%的服务器故障是软件引起的,有5%的故障是硬盘质量引起的,另外大约5%故障是由RAID卡导致的。因此,RAID 5 实际上只解决了5%的问题(硬盘质量引起的故障),而对另外的95%故障没有什么保护作用,设置会给数据恢复带来灾难性的不良影响,因此,我们不建议做RAID 5.
我们建议是,主盘(系统盘做RAID 0),另外2个硬盘做 RAID 1。这样,在任何一种故障情况下,都不会导致数据的丢失。

4. 关于域名问题
为读者、作者等的方便起见,以及期刊的品牌建设,期刊网站应该有自己的域名。域名的分类有2种:
(1)根据域名后缀,如.com,.cn,.net,.org等。一般情况下,对国内期刊,什么后缀都可以。但对英文期刊,建议采用 .com 或 .org为好,最好不要带.cn。
(2)一级域名和二级域名: 如果期刊是在一个著名的单位下,建议采用二级域名,例如:北大(http://www.pku.edu.cn)下的物理化学学报域名(http://whxb.pku.edu.cn)。好处是,不仅从域名能看出期刊的所处单位,还免了申请ICP备案的麻烦。
期刊一旦申请了域名,需要尽快进行ICP备案。在国内,ICP备案越来越麻烦,大约需要35个工作日。因此,需要尽早进行。

5. 关于数据问题
期刊在建设数字化平台之前,应尽可能把历史数据进行整理,主要包括:
(1) 过刊数据:需要电子表格或数据库格式的文章元数据(格式参考),酌情准备PDF全文(如果需要在网站上发布)。数据回溯年度应根据本刊的引用半衰期来确定,建议至少回溯3到5年的过刊数据。
(2) 审稿人数据库: 应该尽可能把历年来收集的审稿人数据库进行整理,形成一个Excel 文件,我们提供一次性导入到新系统。
(3) 在处理稿件数据:应该把目前还没有结果的来稿数据进行整理,包括稿号、作者、题目、审稿情况和发表情况等,我们将提供一次性导入到新系统。
事实表明,对所有编辑部来说,过刊回溯都是一个严峻的挑战。就目前来说,国内好的期刊基本上都实现了自创刊以来的所有数据回溯。有些是委托专门的公司,有些是外包给学生来做。或者从一些被收录的数据库产商获取(但这些数据的质量普遍不高,需要花较多的时间整理和补充、更正)。

6. 编辑部需要做哪些准备工作?
在构建期刊数字化平台之前,建议做如下的准备工作
(1) 选择和申请域名,如果是采用二级域名,只要与本单位的信息中心联系协调即可。
(2) 整理和理顺本刊的稿件处理流程, 包括每个流程的处理人权限、规定的截止天数等。
(3) 明确编辑部内部的人员分工和权限
(4) 准备与期刊相关的各种说明文档,例如:期刊中英文介绍、投稿须知、论文模板、编委会名录、版权说明等。
(5) 把日常邮件模板进行整理和统一,包括:收稿回执、送审信、退修信、退稿信等。
(6) 选择服务器方案:是自己购买还是租用
(7) 选择参考的国际或国内同行网站,确定本刊的网站风格,以及首页需要放置的版块和栏目。
(8) 明确网站定位:是仅为本刊服务,还是要做行业门户。
(9) 选择合作伙伴,例如Magtech,还是其他公司。要注意这不仅仅是一次产品的购买行为,而是长期的合作伙伴,因此需要慎重。

7.关于系统更换问题
没有任何问题,我们已经做了大约50个期刊从其他公司的采编系统更换到Journalx 2.0
每个期刊更换系统大约需要2天时间(1天导入数据, 1天测试)。在这个过程中不会丢失任何数据。
但由于其他系统的数据库结构一般比较混乱,数据一致性也不好,个别地方可能需要编辑部参与进行人工数据选择和数据处理。例如有的采编系统数据库中,有一条稿费记录,但却没有关于这篇稿件的其他任何信息,这种情况如何处理,需要编辑部选择。还有就是人员的数据问题,其他采编系统中有大量的重复冗余数据(例如同一个作者有10几条数据),这些数据如何处理,也需要编辑部选择。
我们支持从目前已知的所有其他采编系统更换到Journalx 2.0,而不额外收取费用(除正常的购买软件费用外)。

8. 以后的系统维护怎么办?
根据国际惯例,软件的免费服务期一般是1年。对1年以后的维护,我们承诺永久提供远程免费服务。对需要上门的服务,则需要收取服务费。
关于系统升级问题:我们承诺同系列版本免费升级。对跨系列或跨平台的升级收取差价费用。
从长远来看,我们倾向于采用软件租用模式,在这种模式下,按每年收取费用,那么就不存在升级和维护的费用了。

9. 编辑部上手容易吗?
非常容易。
大约半天时间即可熟练掌握。当然,前提条件是,操作人员必须比较熟悉编辑业务。许多编辑的操作熟练程度和融会贯通水平已经超过了我们的内部部分人员。
特别是,针对作者、审稿人、编委和主编,从来没有进行过培训,到目前为止,没有出现不会操作的作者或审稿人。

10. 编辑部人员少,工作交叉多,程序能做到吗?
没有任何问题。
我们的系统在灵活性方面非常出色,可以描述和处理任意复杂的流程。当然,也可以把流程简化到最简单。
权限处理和流程处理一样,可以把权限细到每个人,也可以使某个人可以处理任意工作。

11. 如何让作者和审稿人、编委适应本系统?
其实,不存在适应的问题。
他们一看就会知道是什么意思,该怎么操作,完全不需要额外的学习。目前,还没有作者、审者、编委不知道该怎么操作的。
另外,由于我们的系统已经被国内绝大多数编辑部采用,涵盖各行各业,因此,几乎所有的领域专家都熟悉本系统的界面和功能,对他们应该会有一种“亲切感”。

12. 移动办公问题
没有问题。
目前移动办公主流设备是 ipad,包括苹果公司产品和其它公司的平板电脑,

发布时间:2011-10-10    点击: 5128